Executive Assistant | Strategic Communications | Tokyo

Practice Summary

FTI Consulting's Strategic Communications segment is a leading global communications consultancy. With more than 30 years of experience advising management teams in critical situations, we help our clients use their communications assets to enhance and protect their enterprise value.  We have a comprehensive view of strategic communications and have created an integrated suite of services to help clients address complex issues and reach multiple stakeholders, and we are a global leader in financial communications, corporate communications and public affairs.

With approximately 700 strategic communications consultants in more than 25 key markets around the world, we combine global reach with critical local knowledge across domestic and cross-border engagements. We have also built an unrivalled depth of industry and interdisciplinary expertise, so clients have access to professionals who are focused on their sector, have a broad network of relationships with key influencers and provide communications counsel based on in-depth industry knowledge and experience.

Position Summary

This is a regional role based in Japan to provide administrative and operation support to the North Asia Strategic Communications team.  There will be numerous and various ad hoc administrative duties required, all to ensure the full team is operating well and with optimal efficiently. Importantly, the successful candidate will become a part of the broader team and be comfortable in an international working environment.

Key Responsibilities

• Review contractual agreement and liaise with Finance department and other relevant parties for discrepancies

• Facilitate invoice submission, ensure all clients billing are recorded properly

• Submit contractor request via internal portal and system

• Provide overall administrative and operational support

• Manage calendars

• Arrange and book travel

• Enter time in the applicable firm system for certain team members

• Handle any typing, filing, copying, faxing, courier usage and data input

• Coordinate conferences and meetings and manage follow-up from those

• Assist in the preparation and submission of expense claims and reimbursements

• Open new business matters and perform conflict checks in the applicable firm database

• Manage the team’s contact database and friends and family list

• Collate, analyse, summarise, and report on pertinent business data

• Support presentation production or produce presentations from scratch

• Organize and/or support team functions and events

• Maintain and order stationery supplies

• Liaise with the support functions (HR, Finance, Marketing, IT, etc.) on internal processes and procedures

• Act as the Strategic Communications Asia Operations representative with the preparation of vendor invoice payments, billing, and client invoicing

• Perform ad-hoc duties as assigned by team – and suggest other projects that should be contemplated to make the team run well

   

   

Key Requirements

• At least 8 years of relevant admin / operation experience in a professional service firm / MNC

• Highly professional manner and strong work ethic

• Enthusiastic demeanour and a positive attitude, with a strong willingness to help the team

• Strong interpersonal skills and ability to communicate at all levels

• An ability to take initiative, be highly proactive, and take and show responsibility

• A consistent aptitude to multitask and get a good deal of work done each day

• Good time management skills and a knowledge of how to actively prioritise workload

• An ability to solve problems, propose solutions, and think “outside of the box”

• Solid organisational skills

• An ability to work under tight deadlines

• A significant focus on accuracy of work product and high attention to detail

• Flexibility and adaptability

• Advanced Word, Excel, PowerPoint and Internet skills

• Excellent telephone skills

• Excellent command of English and Chinese, in both written and oral communications

   

   

企業情報

FTI コンサルティングは、グローバル・ビジネス・アドバイザリー・ファームとして、複雑化の一途をたどる法規制や経済環境の中で、組織の企業価値の維持・向上を支援しています。世界 32 カ国に 7,900 人を超える従業員を擁する FTI コンサルティングは、調査、訴訟、合併・買収、規制、評判管理、戦略的コミュニケーション、リストラクチャリングなどの分野において、それぞれのエキスパートがクライアントと緊密に連携しながら、複雑なビジネス上の課題を予測・特定し、克服するサポートをしています。

アジア太平洋地域では、 12 の事業拠点において 500 名を超えるエキスパートがチームを編成し、財務、リスク、ガバナンス、パフォーマンス、評判、情報、コンプライアンス、責任の各分野の事業課題についてアドバイスを提供しています。ストラテジック・コミュニケーションズ、コーポレート・ファイナンス／リストラクチャリング、経済コンサルティング、法務・訴訟コンサルティング、テクノロジーなどの事業部門で顧客企業にソリューションを提供し、市場を牽引する存在としてのポジショニングを確立しています。

部門紹介

FTIコンサルティングのストラテジック・コミュニケーションズ部門は、世界有数のコミュニケーション・コンサルティング部隊です。30年を超える業界経験を基に、重要な局面にある企業の経営層にアドバイスを行っており、顧客企業が自社のコミュニケーション資産を活用して企業価値を高め、保護するサポ―トしています。私たちは、より大きな視野で、複雑な問題に対処し、複数のステークホルダーにリーチするための包括的な戦略的コミュニケーションサービスを提供しています。また、財務コミュニケーション、コーポレート・コミュニケーション、広報活動におけるグローバル・リーダーでもあります。

世界中の25を超える主要市場で約700名のコミュニケーション・コンサルタントを擁し、各国内およびクロスボーダー案件において、グローバル・リーチとローカルな知見を融合してアドバイスを行っています。また、他の追随を許さない深い業界知識と学際的な専門知識を備え、業界に特化し主要なインフルエンサーとの幅広いネットワークを持っているエキスパートが、深い業界知識と経験に基づいたコミュニケーション・カウンセリングを提供します。

主な職務
 

• 契約上の合意を確認し、矛盾がないか財務部門やその他の関係者と連絡を取る。

• 請求書の提出を容易にし、すべてのクライアントの請求が適切に記録されていることを確認します。

• 内部ポータルおよびシステム経由で請負業者のリクエストを送信する

• 全体的な管理および運用サポートを提供する

• カレンダーの管理

• 旅行の手配と予約

• 特定のチームメンバーの該当する企業システムに時間を入力します

• タイピング、ファイリング、コピー、ファックス、宅配便の使用、データ入力を処理します。

• 会議やミーティングを調整し、それらからのフォローアップを管理する

• 経費請求と払い戻しの準備と提出を支援する

• 新しいビジネス案件をオープンし、該当する企業データベースで競合チェックを実行します

• チームの連絡先データベースと友人や家族のリストを管理する

• 関連するビジネスデータを照合、分析、要約、およびレポートする

• プレゼンテーション制作のサポート、またはプレゼンテーションを最初から作成する

• チームの機能やイベントを企画および/またはサポートする

• 文具用品のメンテナンスと注文

• 内部プロセスおよび手順に関してサポート部門 (人事、財務、マーケティング、IT など) と連絡を取る

• 戦略的コミュニケーションアジアオペレーションの代表者として、ベンダーの請求書の支払い、請求書発行、クライアントへの請求書発行の準備を行います

• チームから割り当てられた臨時の職務を実行し、チームをうまく運営するために検討すべき他のプロジェクトを提案します
  

主な要件

• 専門サービス会社/多国籍企業における少なくとも 8 年以上の関連管理/運用経験

• 高度なプロフェッショナルなマナーと強い労働倫理

• チームを助けたいという強い意欲を持つ、熱意ある態度と前向きな姿勢

• 優れた対人スキルとあらゆるレベルでのコミュニケーション能力

• 率先して行動し、非常に積極的であり、責任を引き受けて示す能力

• マルチタスクをこなし、毎日かなりの仕事をこなす一貫した適性

• 優れた時間管理スキルと、仕事量に積極的に優先順位を付ける方法に関する知識

• 問題を解決し、解決策を提案し、「既成概念にとらわれずに」考える能力

• 確かな組織スキル

• 厳しい期限内で作業する能力

• 作業成果物の精度と細部への細心の注意を重視します。

• 柔軟性と適応性

• Word、Excel、PowerPoint、インターネットの高度なスキル

• 優れた電話スキル

• 書面および口頭コミュニケーションの両方において、優れた英語と中国語の能力

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